Per tutelare i propri diritti, il cittadino può chiedere di visionare o estrarre una copia dei documenti amministrativi posseduti dalla Pubblica Amministrazione, in qualunque forma essi siano realizzati (cartacea, fotocinematografica, elettromagnetica, ecc.). La forma della copia ottenibile dipende dalla trasferibilità dell'originale archiviato presso gli enti.
La Legge 07/08/1990, n. 241 garantisce questo diritto per favorire la partecipazione e per assicurare l’imparzialità e la trasparenza dell’attività amministrativa.
Se l'accesso agli atti rende necessaria una verifica sull'effettivo interesse del richiedente o sull'eventuale presenza di controinteressati, si parla di accesso formale. Se invece non esistono controinteressati si parla di accesso informale, e in questo caso è possibile chiedere verbalmente l'accesso presso l'ufficio competente che esaminerà la richiesta immediatamente e senza formalità (Decreto del Presidente della Repubblica 12/04/2006, n. 184, art. 5).
Il procedimento può essere differito, ad esempio quando i documenti chiesti fanno parte di un procedimento non ancora concluso.
Approfondimenti
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è escluso nei casi previsti dalla Legge 07/08/1990, n. 241, art. 24. Le singole Pubbliche Amministrazioni individuano le categorie di documenti prodotti o comunque rientranti nella loro disponibilità sottratti all'accesso.
Oltre agli eventuali diritti di segreteria o istruttoria previsti, se si chiede una estrazione di copia è necessario pagare i relativi costi di riproduzione.